INFORMATIVA PER IL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI
ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679
(Regolamento generale sulla protezione dei dati c.d. “GDPR”)
La Società Dompé farmaceutici S.p.A., in qualità di “Titolare” del trattamento, i cui elementi identificativi sono sotto indicati (di seguito “Dompé”, “Società” o “Titolare”), desidera informare gli interessati su come vengono raccolte e usate le informazioni contenute nella segnalazione di whistleblowing, che viene elaborata tramite una piattaforma (di seguito “Piattaforma”), sia via linea telefonica che online, progettata per consentire ai dipendenti di Dompé e alle terze parti (es. appaltatori, consulenti, fornitori, ecc..) di segnalare qualsiasi sospetta condotta illecita, irregolarità e/o violazione relativa ad attività aziendali specificate nel Codice di Condotta di Dompé, policy, procedure, leggi e normative.
Titolare del trattamento: Dompé farmaceutici S.p.A., con sede legale in Via San Martino 12, 20122 Milano (MI); tel.: 02583831, email: privacy@dompe.com
Data Protection Officer: la Società si avvale di un responsabile per la protezione dei dati personali (anche noto come Data Protection Officer “DPO”). Il DPO può essere contattato tramite il seguente canale di comunicazione: dpo@dompe.com.
Categorie di dati personali
I dati personali sono contenuti nella segnalazione e negli eventuali documenti ad essa allegati, e possono riguardare lo stesso segnalante, le persone fisiche cui si ascrive il presunto comportamento illecito oggetto della segnalazione e/o ulteriori persone fisiche comunque menzionate nella segnalazione o delle quali si possa evincere l’identità, nonché eventualmente altri soggetti quali il Manager che assiste il segnalante.
I dati personali sono i seguenti:
Dati comuni: identificativi (nome, cognome), di contatto (e-mail, numero di telefono), ruolo lavorativo, altri elementi di identificazione personale.
Categorie particolari di dati personali: dati che possono rivelare l'origine razziale o etnica, le convinzioni religiose, filosofiche, le opinioni politiche, l'adesione a partiti o sindacati, i dati relativi alla salute e alla vita sessuale.
Dati giudiziari: dati giudiziari, quali ipotesi di reato, carichi pendenti, casellario giudiziale, requisiti di onorabilità, status di indagato/imputato, carichi pendenti degli illeciti amministrativi dipendenti da reato, ai sensi dell’art. 10 GDPR.
Fonti di dati personali
I dati sono raccolti presso il segnalante tramite la Piattaforma web di segnalazione e tramite il canale telefonico, in forza del quale verrà ricevuta e trascritta la segnalazione.
Finalità, base giuridica del trattamento e periodo di conservazione dei dati personali
1) Gestione della segnalazione
Il trattamento dei dati personali avverrà per gestire la segnalazione svolta ai sensi del D. Lgs. n. 24/2023, ed in particolare al fine di:
- acquisire, ricevere e gestire le segnalazioni, comprese quelle aventi ad oggetto illeciti rientranti nell'ambito di applicazione del D.Lgs. n. 24/2023, anche per il tramite del Comitato interno di Dompé appositamente costituito per gestire le segnalazioni e svolgere le indagini e/o dell’Organismo Di Vigilanza;
- svolgere le attività istruttorie, di verifica, vigilanza e approfondimento necessarie ad accertare la fondatezza delle segnalazioni, anche mediante la collaborazione con le autorità pubbliche competenti ove previsto dalla legge;
- adottare, ove necessario, adeguate misure disciplinari e intraprendere le opportune azioni amministrative, civili, penali e/o giudiziarie nei confronti dei responsabili delle condotte illecite;
- effettuare le comunicazioni e gli adempimenti previsti dalla normativa applicabile, inclusi quelli previsti dall'art. 5, comma 1, del D.Lgs. n. 24/2023;
- garantire la protezione del segnalante e degli altri soggetti tutelati ai sensi del D.Lgs. n. 24/2023, nel rispetto delle misure di riservatezza previste dalla legge.
Base Giuridica: il trattamento è necessario per conformarsi ad un obbligo legale cui è soggetto il titolare del trattamento (art. 6.1 (c) GDPR).
Il trattamento dei dati particolari è necessario per assolvere gli obblighi ed esercitare i diritti specifici del titolare del trattamento o dell'interessato in materia di diritto del lavoro e della sicurezza sociale e protezione sociale, nella misura in cui è autorizzato dal diritto dell'Unione o degli Stati membri o da un contratto collettivo, in presenza di garanzie appropriate per i diritti fondamentali e gli interessi dell'interessato (art. 9.2(b) GDPR).
Durata del trattamento: i Dati Personali saranno trattati per il tempo strettamente necessario a perseguire le finalità indicate o richieste dalla normativa. In ogni caso la conservazione di tali dati non supererà il periodo di 5 anni a decorrere dalla data della comunicazione dell’esito finale della procedura di segnalazione (ex art. 14, d.lgs. n. 24/2023), salvo che la legge o esigenze di tutela giudiziale impongano un termine superiore.
2) Adempimento di obblighi legali e regolamentari
I dati saranno trattati per adempiere a specifici obblighi di legge e/o di regolamento.
Base Giuridica: il trattamento è necessario per conformarsi ad un obbligo legale cui è soggetto il titolare del trattamento (art. 6.1 (c) GDPR).
Durata del trattamento: i dati saranno conservati per il termine previsto dalla rispettiva normativa di riferimento.
3) Accertare e difendere i diritti del Titolare in sede giudiziaria e stragiudiziale
Il trattamento dei Suoi dati personali avverrà, in via eventuale e ove necessario, per l’accertamento e la difesa dei diritti del Titolare in sede giudiziaria e stragiudiziale.
Base Giuridica: il trattamento di dati personali è finalizzato al perseguimento del legittimo interesse del Titolare consistente nell’eventuale difesa in giudizio dei diritti e degli interessi della Società (art. 6.1 (f) GDPR).
Durata del trattamento: i dati saranno conservati per tutto il tempo necessario alla preparazione e allo svolgimento dell’azione giudiziaria, incluse le impugnazioni, fino a pronuncia definitiva o alla scadenza dei tempi di prescrizione dei diritti e/o delle azioni, compresi eventuali termini previsti dai contratti di assicurazione.
Natura del conferimento dei dati
Il conferimento di tali informazioni è facoltativo, in quanto la Piattaforma consente di inviare segnalazioni anche in forma anonima.
Qualora il segnalante comunichi i dati personali, il Titolare li tratterà per il perseguimento delle finalità sopra indicate.
Soggetti autorizzati al trattamento
I dati personali saranno trattati, in conformità agli articoli 29 GDPR e 2-quaterdecies D.lgs 196/2003 e successive modifiche (Codice Privacy) da personale della Società autorizzato a cui sono state impartite adeguate istruzioni operative al fine di evitare perdite, distruzione, accessi non autorizzati o trattamenti non consentiti.
I dati personali possono essere trattati altresì da soggetti esterni, appositamente nominati responsabili del trattamento, ai sensi dell’art. 28 GDPR, quali la società che fornisce e gestisce la Piattaforma web e telefonica nonché il database in cui vengono archiviati i dati, società di consulenza, fornitori di sistemi informativi, società del Gruppo Dompé.
Destinatari dei dati
I Suoi dati personali potranno essere comunicati alle seguenti categorie di soggetti terzi, autonomi titolari del trattamento, in forza di obblighi di legge o specifici accordi contrattuali in essere, quali, a titolo esemplificativo, studi legali e pubbliche autorità competenti nell’esercizio dei loro poteri.
L'elenco aggiornato dei destinatari è disponibile previa richiesta a privacy@dompe.com.
Trasferimenti di dati al di fuori dell’UE o del SEE
Il Titolare dà atto che i Suoi dati personali potrebbero essere trattati da società del Gruppo Dompé o da terze parti, situate in Paesi anche al di fuori dell’Unione Europea, come Stati Uniti d’America e Albania. In tali circostanze, il trasferimento avverrà sulla base di clausole contrattuali tipo come approvate dalla Commissione Europea.
L'elenco aggiornato dei destinatari dei dati e delle garanzie adeguate è disponibile previa richiesta a privacy@dompe.com
Diritti degli Interessati
In ogni momento, l'interessato potrà ottenere la conferma dell'esistenza o meno del trattamento dei Suoi dati personali e di conoscerne il contenuto e l'origine, chiederne l'integrazione o la rettifica oppure, nei casi previsti dalla legge, la portabilità, la limitazione di trattamento, la cancellazione dei dati trattati, l’anonimizzazione, nonché di opporsi, per motivi legittimi, al loro trattamento. Per l'esercizio dei diritti si potrà rivolgere a privacy@dompe.com
Reclamo al Garante
L'interessato ha anche il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali qualora ritenga che i Suoi diritti non siano stati rispettati o che non abbia ricevuto riscontro alle sue richieste.
Versione aggiornata: Settembre 2026
